Formulaire de dépôt : Comment bien s'y préparer?
Votre projet semble correspondre aux critères et objectifs qui figurent dans la Politique d'un programme? Vous êtes prêt·e à entamer les prochaines étapes vers le dépôt officiel de votre demande. 😀
Avant tout, nous vous recommandons de noter vos questions et de planifier un échange avec un·e conseiller·ère de La Ruche. Ce moment privilégié vous permettra de valider certains éléments, d’obtenir des conseils personnalisés et de vous assurer que votre projet est bien aligné avec les attentes du programme.
✅ Aide-mémoire pour le dépôt
Avant de soumettre votre demande, assurez-vous d’avoir complété les éléments suivants :
▢ Rencontre préparatoire avec un·e conseiller·ère▢ Brouillon complet de la page de campagne [Voir les élément requis]▢ Planificateur de campagne rempli [Télécharger le gabarit]▢ Stratégie promotionnelle élaborée* [Télécharger le gabarit en une page]
💬 Des documents complémentaires peuvent aussi être requis, comme des lettres d’appui, des soumissions budgétaires ou des descriptions de poste. Vous avez accès à des modèles dans la section Gabarits.
📌 Éléments requis au dépôt
Lors du dépôt, vous devrez fournir :
▢ La mission de votre organisation▢ Le numéro du REQ (si applicable)▢ La description du projet et les objectifs du programme visés▢ Les retombées attendues▢ Le nombre de personnes qui seront rejointes grâce à votre initiative▢ La justification du besoin de financement▢ Les partenaires et pièces justificatives▢ Le budget détaillé▢ L'échéancier du projet▢ Deux (2) lettres d'appui [Télécharger le gabarit] - Non obligatoires, mais fortement recommandées afin de renforcer la crédibilité de votre initiative.
💬 Une fois la demande soumise, aucun ajout ne pourra être fait. Assurez-vous que tous les éléments sont complets et cohérents.
📄Le formulaire
Vous disposez d’un mois à partir de la réception pour le compléter. Il est possible de travailler sur le formulaire en ligne en plusieurs sessions, avec la possibilité de sauvegarder votre progression. Il comprend une trentaine de questions réparties dans 7 sections détaillées ci-dessous :
Section permettant de renseigner les informations administratives sur l'organisation, telles que l'adresse, la mission et le contact principal.
Cette section comporte les questions sur votre projet, sa durée prévue, ainsi que ce que vous souhaitez financer et implanter.
Indiquez les objectifs que votre projet vise à atteindre et comment il s'aligne avec un ou plusieurs objectifs du Fonds.
→ Consultez les objectifs spécifiques dans la Politique du Fonds
→ Consultez les objectifs spécifiques dans la Politique du Fonds
Décrivez vos expériences, expertise et compétences, ainsi que celles de votre équipe, en lien avec le projet. Mentionnez vos partenariats si applicables, et expliquez comment votre projet restera viable à long terme ainsi que votre gestion des risques.
Présentez en quoi votre projet est innovant par rapport aux solutions existantes.
Répondez aux questions sur la situation financière de votre organisation.
→ Téléversez votre budget et autres documents nécessaires au dépôt (justificatifs, lettres d'appui etc.).
🔍 Analyse et sélection
Le comité évalue votre projet selon des critères établis, mais peut aussi ajouter des conditions discrétionnaires afin d’assurer une diversité sectorielle et une adaptation aux tendances et au contexte des demandes reçues.
Une fois soumis, votre dépôt sera traité dans un délai de 3 à 5 semaines. Votre campagne ne peut pas aller en ligne durant cette période d'attente.
* Non obligatoire pour les campagnes dont l’objectif est de 15 000 $ ou moins