Comment se préparer à la reddition de comptes?

Comment se préparer à la reddition de comptes?



Une fois votre projet réalisé et les fonds dépensés selon le budget présenté à La Ruche, vous devez compléter votre reddition de comptes. Elle est attendue au plus tard 12 mois après la fin de votre campagne, ou avant si une date limite officielle est prévue dans l’échéancier du Fonds (consultez votre convention au besoin)
La reddition de comptes comprend trois éléments obligatoires : le formulaire de contenu, la déclaration statutaire et les documents justificatifs. Pour bien vous y préparer, voici un aperçu des thèmes abordés et des éléments à prévoir. Les questions porteront notamment sur les points ci-dessous.

Contenu

  1.  L’impact de votre campagne sur :
    1. La visibilité et la notoriété de votre organisation 
    2. L'engagement de votre communauté 
      1. Ces impacts doivent être quantifiés autant que possible (ex. : nombre de vues, partages, nouveaux abonné·e·s, etc.)
  1. L’impact de votre projet sur votre organisation à travers :  
      1. Les actions mises en place pour assurer la durabilité du projet et de ses résultats du projet à long terme
      2. Les ajustements au projet et l’impact sur l’atteinte des cibles de votre projet
      3. Les réalisations importantes de votre projet
      4. L’atteinte des objectifs spécifiques du Fonds auxquels vous vous êtes engagés (voir votre convention à titre de référence)

Documents 

  1. Documents à fournir :
    1. Budget comparatif de projet à jour
    2. Factures pour les dépenses engagées après la fin de la campagne (sauf celles liées à la promotion, facturées et payées avant la date de fin de la campagne)
    3. Photos du projet
    4. Échéancier de projet à jour
    5. Déclaration statutaire de fin de projet
    6. Tout autre document ou renseignement demandé par La Ruche ou relatif à l’application de la convention d’aide financière, consultez la section Après la campagne de votre convention.

        1. Le projet a été réalisé avec succès et toutes les cibles définies ont été atteintes. Dans le cas où des cibles n’auraient pas été atteintes, fournir des explications;
        2. Les dépenses présentées dans le budget initial ont été entièrement dépensées conformément à ce qui avait été prévu. Dans le cas où il y aurait des écarts, fournir des explications;
        3. Le budget ne présente pas de dépenses pour lesquelles vous avez reçu un remboursement d'une autre organisation;
        4. Le budget ne présente pas de taxes pour lesquelles vous avez obtenu (ou obtiendrez) un remboursement de la part d’une instance publique;
        5. Toutes les offres ont été livrées conformément aux attentes et aux normes établies;
L’objectif de la reddition de comptes est simplement de faire le point sur la réalisation de votre projet. Pour faciliter le traitement de votre dossier et éviter tout délai, prenez le temps de relire votre convention et les objectifs auxquels vous vous êtes engagé·e. Cela vous aidera à structurer vos réponses avec clarté et cohérence. 


FAQ : Reddition de comptes

Où remplir la reddition de comptes?
Un lien unique vous est transmis à la fin de votre campagne par courriel lors de l'avis du premier versement du Fonds. Surveillez votre courriel d'avis de paiement et de reddition. Un rappel sera également fait six mois après la fin de votre campagne. 
Si vous ne le retrouvez plus, contactez l'équipe de La Ruche.
Quand dois-je soumettre ma reddition de comptes?
La reddition est attendue au plus tard 12 mois après la fin de votre campagne, ou avant si une date limite officielle est prévue dans l’échéancier du Fonds auquel vous êtes lié·e, comme indiqué dans votre convention.
Que faire si des ajustements ont été nécessaires en cours de route?
Si des ajustements mineurs ont été apportés au projet en cours de réalisation, vous pourrez les documenter dans la reddition de comptes, en expliquant leur impact sur les objectifs initiaux.
Toute modification importante doit avoir été préalablement validée par La Ruche, conformément à votre convention.